Byg i akutte problemer: 'Jeg har kun hænder nok til halvdelen af sagerne, der kommer ind'

Tidende besøgte tidligere på ugen Byg i Tejn for at blive klogere på, hvorfor det kan tage adskillige måneder og år at få behandlet sin byggesag – og hvordan det er gået til, at bunken af ventende byggesager i Bornholms Regionskommune er vokset til 4.000.

Hoveddøren er låst, da Tidende ankommer til hovedindgangen i Tejn.

Personlig betjening af byggesager er fortid, så naturligvis skal man have en nøgle for at komme indenfor. Efter et opkald åbner leder af Byg Jacob Sten Jensen døren sammen med direktør Lillian Rasch Madsen, der i kommunens øverste ledelse har ansvaret for blandt andet erhvervsområdet og planlægning.

Neden for trappen er en reception, og omkring den har det administrative team deres skriveborde. Det administrative personale, der ikke omfatter deciderede byggesagsbehandlere, har for nylig fået en ekstra opgave. Jacob Sten Jensen har flyttet opgaven med at behandle færdigmeldte sager og udsende ibrugtagningstilladelser fra sagsbehandlerne til de administrative, der også er med til at oprette sager og lave de indledende screeninger af, om alle dokumenter er modtaget.

– Det er forholdsvist nyt, at de er flyttet til det administrative personale. Hidtil har vi – på grund af sagerne, der væltede ind – været nødt til at prioritere at få byggetilladelserne i gang for at få erhvervslivet til at køre. Men der har simpelthen ikke været tid til også at kigge på færdigmeldingerne, siger Jacob Sten Jensen.

Han viser rundt på de forskellige kontorer.

– Det her er småhuskontoret. De tager sig af alt, hvad der ikke er erhverv eller ligger i bevaringsværdige bymiljøer, siger han.

På erhvervskontoret har en sagsbehandler ansvaret for sager om skilte. Hun sidder mere end 70 sager og prioriterer sager om skilte, der skaber usikkerhed i trafikken. Jeg spørger til et par bannere i rundkørsler og trafikkryds, som jeg har bemærket på det seneste. Den skilteansvarlige har gjort nogle tilsvarende observationer, som hun er sikker på, er lig med en overtrædelse af retningslinjerne.

– Folk er gode til ikke at gøre sig bekendt med dem, siger hun.

Et kæmpe gravearbejde

Vi kigger også forbi BBR og udmatrikulering, landzone og bevaring. På bevaringskontoret sidder medarbejdere, der har særlig erfaring med de bevaringsværdige lokalplaner, der omfatter de centrale bydele i de ældste byer, hvor er det sværere at leve op til lokalplanernes krav og få en byggetilladelse i hus.

Nye vinduer eller ønsket om at sætte en kvist på huset kan tage meget længere tid, end man som husejer tror, forklarer Jacob Sten Jensen.

– Det er undersøgelsen, der tager tid. Hvordan ser hele husets historik ud? Det er et kæmpe gravearbejde.

Byggesagsbehandlerne er inddelt i små, specialiserede grupper. Her er et kig indenfor på småhuskontoret. Michael Jensen er en af dem, der behandler ansøgninger fra ejere af sommerhuse og parcelhuse, der ligger uden for bevaringsværdige zoner. Foto: Jacob Jepsen

Fælles for underafdelingerne er, at der er tomme stole og skriveborde. Da vi tager plads på Jacob Sten Jensens kontor for at tage en grundigere snak om tingenes tilstand i den ofte kritiserede byggesagsbehandling, fortæller lederen, at der er en sammenhæng mellem sagsbunkerne, de lukkede døre og ubesatte skriveborde.

– Jeg har været nødt til det sidste halve år at skrue ned for telefontiderne, i og med jeg havde et forholdsvist stort sygefravær i afdelingen. For at få sagerne igennem var det nødvendigt at få fokus på at sagsbehandle. Jeg har flyttet så meget ud af byggesagsbehandlernes portefølje, som vi nu kan.

I en redegørelse til politikerne har Jacob Sten Jensen præsenteret de tørre tal:

"Byg er personalemæssigt i øjeblikket reduceret med 46 procent af byggesagsbehandlere, hvorfor sagerne er fordelt til de resterende. Hver sagsbehandler har derfor i gennemsnit 530 sager i porteføljen, hvilket svarer til 7 års arbejde fuldtidsarbejde samlet," skriver han.

Fem af 11 byggesagsbehandlere var sygemeldt, da redegørelsen blev skrevet. Siden da er en administrativ flexjobber blevet ansat, så afdelingen rummer 19 personer, der bidrager til sagsbehandlingen.

"Ud af samlet 18 medarbejdere er 7 i øjeblikket langtidssygemeldte. Af dem er halvdelen grundet stress, andre grundet andre helbredsmæssige årsager. Det betyder, den samlede medarbejderstab er nede med 39 procent", står der i redegørelsen, der i onsdags fik natur-, miljø- og planudvalget til at sætte gang i en kortlægning, der i løbet af kort tid skal munde ud i, at der kan kanaliseres midler afsat til andre puljer over til den trængende byggesagsbehandling.

Jacob Sten Jensen og Lillian Rasch Madsen forklarer sammen, at der er mange grunde til, at byggesagsbehandling kan være tidskrævende.

– Nogle gange starter det med, at der først skal laves en lokalplan, og oppe i folks bevidsthed er man så i gang, men i virkeligheden går der et år med lokalplanen. Reelt er "nu" hos Byg først, når du har søgt og får at vide, at sagen er fuldt oplyst, siger Lillian Rasch Madsen.

Skal man forestille sig, at byggesagsbehandlerne hidtil overhovedet ikke har kigget på ansøgningerne, før de er fuldt oplyst?

– Nej, sådan er det ikke, siger Jacob Sten Jensen.

– Vores administrative personale løber dem hurtigt igennem. Derfra går den til screening i de enkelte grupper. Sagen bliver gennemgået, og det besluttes, hvem der skal have den. Det er på det tidspunkt, vi sender mangelbreve ud, forklarer han.

Kun seks procent af sagerne er ved modtagelsen fuldt oplyste, og Byg planlægger – som nævnt tidligere på ugen i Tidende – at gå i dialog med erhvervslivet og gennem Business Center Bornholm undervise professionelle rådgivere og håndværkere i at skrive mere præcise ansøgninger. Der er også planer om at tilføje vejledninger ved de enkelte trin i det digitale ansøgningssystem, som ikke udmærker sig ved at være specielt intuitivt.

Større gråzone

Alle tilladelsere til et byggeri afhænger ikke blot af de sagsbehandlere i Jacob Sten Jensens afdeling, pointerer han.

– Når en byggesag kommer ind, er vi stjernepart. Det vil sige, at vi skal høre alle de andre i huset. Har Plan, Miljø eller Spildevand nogen kommentarer? Er der fortidsminder? Vi skal have høringer på alt muligt, forklarer han.

Den komplekse lovgivning og ansøgningssystemet "Byg og Miljø", der bruges i hele landet, er andre faktorer, der trækker sagsbehandlingen i langdrag. Bygningsreglementet fra 2018 (BR18) har gjort reglerne mere tvetydige. Et begreb som "helhedsvurdering" har vundet indpas, og det har ikke gjort det lettere at behandle byggesager.

– Noget jura kan man slå to streger under. Du må maksimalt køre 110 kilometer i timen. Og i den anden ende af skalaen er der jura, hvor man kan slå to streger under, at det er noget, man i hvert fald ikke må. I midten er der en gråzone, forklarer Jacob Sten Jensen er uddannet jurist, og

– Og det er dér, BR18 befinder sig, indskyder Lillian Rasch Madsen.

– BR18 gjorde netop det, at den skubbede grænsen længere og længere ud mod siderne, forklarer Jacob Sten Jensen om den udvidede gråzone.

Når ansøgerne i afgørelser kan læse om skøn og helhedsvurderinger, øger det tilskyndelsen til at klage over en afgørelse, og det er også tidskrævende for sagsbehandlerne. Generelt er danskerne blevet mere klagelystne, pointerer Jacob Sten Jensen.

– Det er ikke kun klager over afvisninger. Det kan også være en klage over en godkendelse – så er det bare naboen, der er afsender.

2.000 nye sager om året

Samtalen bevæger sig hen mod sagens kerne – antallet af ventende sager. Byg modtog i 2021 omkring 2.000 byggesager, og sideløbende får afdelingen mellem 5.500 og 6.000 sager af administrativ karakter som BBR-sager, udmatrikulering, udstykninger og avancebeskatning.

Har I de hænder, der skal til for at få systemet til at fungere?

– Nej, det har jeg ikke. Overhovedet ikke. Som det ser ud pt., har jeg kun hænder nok til at nå halvdelen af de sager, der kommer ind, siger Jacob Sten Jensen.

Fra 2017 til 2021 steg antallet af modtagne byggesager med 98 procent.

– Og i de to første måneder af 2022 ligger vi med en stigning på 35 procent i forhold til sidste år. Reelt har jeg ni byggesagsbehandlere, så de skal hver tage over 200 sager for at kunne, hvis vi skal følge med. En byggesag kan være nem og ufatteligt besværlig. Man siger, at mellem 70 og 80 sager er gennemsnittet for, hvad en byggesagsbehandler kan klare på et år.

Byg fik i 2021 tilført ekstra midler, men bevillingen rækker ikke i en situation, hvor coronapandemien har øget presset på byggesagsafdelinger i hele Danmark.

– Det problem ser man stort set i samtlige kommuner over hele landet. Ingen troede, at corona ville få den effekt, at folk sad derhjemme og fandt på at bygge om. Vi så lige pludselig et boom uden lige.

Lillian Rasch Madsen og Jacob Sten Jensen er indstillet på at åbne Byg mere op for henvendelser. De seneste år er telefontiden skruet ned til tre timer to dage om ugen for at give sagsbehandlerne ro til at arbejde med byggesagerne. Foto: Jacob Jepsen

Kombinationen af langtidsfravær og de mange flere ansøgninger har efterladt Byg med en pukkel af sager. Og det vil uundgåeligt komme til at forværre sagsbehandlingstiderne i de kommende år, hvis der ikke sættes massivt ind, vurderer Jacob Sten Jensen.

– Vi har jo 4.000 sager, der ligger i pipeline og venter på at blive kørt igennem.

I får 2.000 ind om året. Det svarer umiddelbart til to års ventende sager. Kan man beskrive det på den måde?

– Det er nok at generalisere lidt for meget. Fordi hver sagsbehandler får 200 nye sager om året, svarer det i virkeligheden nærmere til fem år – men sagerne i den bunke vil ikke nødvendigvis ligge i fem år. Det er bare et udtryk for, hvor stor belastningen er i forhold til vores ressourcer.

Tidligere sortering

Det er svært at lave store ændringer uden flere byggesagsbehandlere. Men et forsøg med en fast track-ordning vil blive sat i gang, uanset om der er flere penge på vej til afdelingen.

– Vi etablerer nogle fast track-ordninger. Sager, som er forholdsvist simple og for eksempel ikke kræver udtalelser fra andre myndigheder, får lov til at køre igennem et særligt spor. Det gør, at borgerne får hurtigere svar, siger Jacob Sten Jensen.

Hvad kunne være et eksempel på en byggesag, der kan få gavn af den ordning og eksekveres hurtigt?

– Jeg har lyst til at nævne vinduerne igen, men lad os tage enkefru Kofoeds carport.

– I Klemensker, indskyder Lillian Rasch Madsen.

Pointen med byvalget er, at der ikke findes nogen bevarende lokalplan. Og hvis carporten kan opføres inden for byggeretten (altså overholde den tilladte byggeprocent på ejendommen), så man kan undgå et dispensationsforløb, burde sagen være til at godkende hurtigt, når den er endt i ekspresbunken.

– Folk kan godt forstå, det tager lang tid at få tilladelse til noget nyt stort som Biltema, men de forstår ikke, at det kan tage lang tid at få tilladelse til en carport, der holder sig inden for byggeretten, siger Lillian Rasch Madsen.

Frustrerede, utålmodige borgere fører til henvendelser, der også tager tid fra sagsbehandlingen. Og derfor vil en fast track være en reel effektivisering frem for et nulsumsspil, forventer lederne.

– Vores udfordring har været, hvad der skal ske med de sager, der ikke er med i fast track-ordningen. Der har vi prøvet at lave en prioriteringsrækkefølge. Førsteprioritet er, hvis det har en almen samfundsmæssig interesse for Bornholms udvikling og borgerne, siger Jacob Sten Jensen

Er det også en ny måde at prioritere på?

– Ja, hidtil har det været sådan, at vi har prøvet at tage sagerne i den rækkefølge, de kom ind. Men med vores sagsmængder bliver vi nødt til at kigge på den samfundseffekt, sagerne har, siger Jacob Sten Jensen og nævner børnehaver, skoler og plejecentre som eksempler.

Hvad så med de store virksomheder, som har brug for en udvidelse?

– Det næste step i prioriteringen er den økonomiske interesse. Der kigger vi på arbejdspladser og turisme, og hvad der med til at drive øen rundt.

Lav anciennitet

Hvis der kommer flere ressourcer og medarbejdere til Byg, er Jacob Sten Jensen indstillet på gradvist at øge telefontiden og gå i dialog med erhvervslivet i højere grad, end det har været muligt med den pressede bemanding.

Men penge vil ikke nødvendigvis løse alle problemer alene, for det er svært at rekruttere byggesagsbehandlere i kommunerne. Man kan ikke uddanne sig direkte til byggesagsbehandler. Typisk har det været arkitekter, ingeniører, bygningskonstruktører, der er blevet ansat, men i Tejn sidder byggesagsbehandlere med andre uddannelsesbaggrunde, man ikke normalt forbinder med byggeri.

– Vi har været nødt til at kigge meget bredt. Når vi ansætter til Byg medfører det en oplæringsproces, der er forholdsvis langvarig.

Tommelfingerreglen er, at sagsbehandlere først er fuldt oplært efter to-tre års ansættelse, men over halvdelen i den bornholmske byggesagsbehandling har under to års anciennitet. Så trods gode intentioner kommer bunken af sager i Tejn efter alt at dømme til at bestå en rum tid.