Kommunens ledelse har sat beløb på, hvor meget politikere og ansatte må spendere på middage, gaver og blomster

GAVER

Frokoster og medarbejderjulegaver må koste 300 kroner inklusive drikkevarer, middage og gaver til eksterne partnere har et loft på 500 kroner, og til begravelser kan kommunen afsætte 1.000 kroner.

Det er nogle af de takster, som Bornholms Regionskommune har sat for medarbejderne og politikerne i nye ”retningslinjer for udgifter til repræsentation og personalepleje”.

Regelsættet vedrører også repræsentationsudgifter for politikere, og derfor blev økonomi-, erhvervs- og planudvalget taget med på råd på det seneste møde.

Det er første gang, at regionskommunen sætter så klare økonomiske grænser for personale og politikere og samler oplysningerne ét sted, fortæller kommunaldirektør Johannes Nilsson. Reglerne har tidligere været mere fragmenteret og kunne føre til misforståelser.

– Før var det faktisk ikke særligt nemt at finde ud af som ansat, hvad man kunne og ikke kunne, og hvordan man skal gebærde sig i forskellige situationer. Og så sker det nogle gange – og det er jo også mediernes logik – at nogen synes, at andre har handlet uetisk, siger Johannes Nilsson og nævner for store gaver eller deltagelse ved arrangementer som potentielle faldgruber.

– Og som direktør for fabrikken ønsker jeg at beskytte mine medarbejdere mod at komme i en situation, hvor de kan blive mistænkeliggjort for at have handlet ukorrekt.

Formålet er at undgå sager, hvor der kan blive sået tvivl om kommunalpolitikere og kommunalt ansattes pengeforbrug. Eller som Johannes Nilsson udtrykker det:

– At undgå, at vores medarbejdere kommer i en situation, hvor de havner på forsiden med kritik for at have gjort noget, som nogen synes er forkert.

Regionskommunens ledelse har i det nye regelsæt taget afsæt i publikationen ”God adfærd i det offentlige”, som KL, Danske Regioner og Moderniseringsstyrelsen står bag. Her fastsættes imidlertid ikke nogen beløbsgrænser, så taksterne er et resultat af en blanding af flere hensyn.

– Vi skal være en attraktiv, god arbejdsplads og behandle vores medarbejdere godt. Omvendt skal vi være bevidst om, at vi driver den for offentlige midler, og det vil sige, at vi ikke skal op at ligge på øverste hylde, forklarer Johannes Nilsson.

Det nye regelsæt definerer, hvornår det er i orden at være vært for en middag for skatteydernes penge. Medlemmer af kommunalbestyrelsen kan afholde repræsentationsudgifter, men kun ”hvis der er tale om varetagelse af et kommunalt formål og kommunens interesser,” og hvis udgiften ”vedrører eksterne samarbejdspartnere, forretningsforbindelser eller interessenter”. Er disse krav opfyldt, kan kommunen betale 500 kroner per kuvert ved middage og 300 kroner per kuvert ved frokoster. Som udgangspunkt skal politikere være til stede, men der er undtagelser i reglerne, så også administrative medarbejdere kan få betalt restaurantbesøg i forbindelse med møder med samarbejdspartnere.

Taksterne for frokoster og middage er identiske med dem, som kommunen har sat for forplejning ved seminarer og særlige lejligheder som Folkemødet for kommunens medarbejdere.

”Udgiften skal vedrøre eksterne samarbejdspartnere, forretningsforbindelser eller interessenter. Arrangementer, begivenheder eller gaver til politikere i Bornholms Regionskommune eller ansatte i kommunen er ikke repræsentation. Udgifter til repræsentation kan alene afholdes, hvis der er tale om varetagelse af et kommunalt formål og kommunens interesser.”

Har der været nogle konkrete sager, siden I har følt behov for at lave et nyt regelsæt?

– Det er ikke noget, vi oplever meget, men der kommer nogle gange en bemærkning ud mellem sidebenene. De situationer vil jeg bare gerne undgå, siger kommunaldirektøren og nævner desuden, at større sager med mistanke om manglende kommunalt mådehold er set i andre kommuner, siger Johannes Nilsson.

Fakta

Kommunens nye regelsæt for repræsentation og personalepleje

For politikere gælder følgende takster for repræsentation:

Middag inkl. drikkevarer: 500 kr. pr. kuvert

Frokost inkl. drikkevarer: 300 kr. pr. kuvert

Gaver, blomster: 500 kr.

Begravelse/bisættelse: 1.000 kr.

For personalet har direktionen fastsat max-beløb for en lang række personalegoder og foretaget vurderinger af, hvornår udgifter anses for at være rimelige og urimelige.

Blomster ved alvorlig sygdom: 400 kr.

Bårebuket eller kondolencebuket: 400 kr.

Markeringer af endt uddannelse: 100 kr. pr. kuvert. En gave til 400 kr.

Julegave fra afdelingen/centret: 300 kr.

Ved 25 års, 40 års og 50 års ansættelse ved Bornholms Regionskommune kan en medarbejders jubilæum markeres med følgende:

• Diplom og gratiale på 8.000 kroner

• En fridag med løn

• Gaver (500 kroner til en ansat i eget center; 200 kroner til en ansat i andet center)

• Deltagelse i fælles reception. 150 kr. pr. kuvert inklusive drikkevarer.

Fødselsdage er en privatsag, hvor kolleger kan vælge at give en fælles gave for egen regning.

Gaver betalt af virksomheden må ikke være et kontant beløb eller gavekort som følge af oplysningspligt til Skat.

Udgifter til forplejning ved seminarer og særlige lejligheder: Middag inkl. drikkevarer 500 kr. pr. kuvert. Frokost inkl. drikkevarer 300 kr. pr. kuvert

I helt særlige tilfælde kan der være behov for at dispensere fra Bornholms Regionskommunes takster. Dispensationen skal gives skriftligt af direktionen og inden aktiviteten afholdes.

Eksempler på rimelige udgifter

• Spisning som afslutning på et stort, ekstraordinært projekt (for eksempel valg, folkemøde)

• Seminarer og temadage med et fagligt eller teamudviklende sigte

• Middag som afslutning på et tilbagevendende projekt (for eksempel valg, Folkemøde)

… og urimelige udgifter:

• Forplejning i forbindelse med afholdelse af interne møder ude i byen (for eksempel på café, restaurant eller lignende)

• Jævnlige arbejdsfrokoster, da interne møder anses for en naturlig del af de ansattes arbejdsopgaver

• Arbejdsfrokost i byen mellem for eksempel to nye afdelingsledere, som fremover skal have et tæt samarbejde