Kommunen køber ofte ind for småpenge – derfor er det et problem

Bornholms Regionskommune er blandt landets største forbrugere af små fakturaer. Men når en kommune foretager mange små indkøb, går der unødigt meget tid med at bestille varer og betale fakturaer, advarer KL.

Når en medarbejder i en kommune køber ind, er der omkostninger forbundet med indkøbet og fakturahåndtering. Og det er i den forbindelse "afgørende at begrænse de ressourcer, der bruges på indkøb, så ressourcerne kan blive brugt på kerneopgaverne".

Sådan lyder det fra KL, Kommunernes Landsforening, i en ny opgørelse med navnet 'Kend din kommune', som kigger på en lang række nøgletal i landets kommuner.

KL har blandt andet kigget på andelen af små fakturaer i kommunerne; Hvor ofter bliver der handlet ind for under 250 kroner? Og her er Bornholm blandt de kommuner, som gør allerflest småindkøb.

28,4 procent af kommunens fakturaer var i 2021 på under 250 kroner. Landsgennemsnittet lå på 22,2 procent.

– Når en kommune foretager mange små indkøb, går der unødigt meget tid med at bestille varer og betale fakturaer, hedder det i materialet fra KL.

– Omkostningerne forbundet med små indkøb kan ofte overstige det beløb, der er købt ind for. Jo færre små indkøb – jo mindre unødigt tidsforbrug. Dertil kommer, at større indkøb også betyder mindre kørsel og emballage, hvilket er godt for den grønne bundlinje, påpeger KL.

Økonomichef: Færre og større ordrer

Og i Bornholms Regionskommune er man helt enig med KL i, at man bør begrænse ressourcerne ved at foretage færre småindkøb.

– I kommunens udbuds- og indkøbspolitik er der blandt andet fokus på at reducere transaktionsomkostninger i forbindelse med vores indkøb. Der indgår blandt andet et mål om, at antallet af ordrer med gebyr for minimumsgrænser skal reduceres med 50 procent, forklarer økonomichef Stine Hansen i en mail til Tidende.

– I tråd hermed er der af miljømæssige årsager også opstillet mål om, at der skal være færre og større bestillinger, så vi får reduceret antallet af vareleveringer, forklarer Stine Hansen.

Økonomichef Stine Hansen vil nedbringe antallet af småindkøb i kommunen. Arkivfoto: Jens-Erik Larsen

I det daglige arbejder kommunen med rådgivning og vejledning af sine mange indkøbere, så indkøbene kan blive organiseret godt. Det vil sige, at man sigter efter færre og større ordrer, samordning af indkøb og øget e-handel, fortæller Stine Hansen.

– Herunder også at de digitale løsninger skal reducere den tid, der er forbundet med indkøbsopgaven og styrke anvendelsen af kommunens indkøbsaftaler.

– Dertil indgår der gebyrgrænser i mange af vores aftaler på varekøbsområdet. Det med henblik på at anspore indkøberne til i højere grad at samle deres indkøb i større og færre ordrer, siger økonomichefen.

En fastlejret kultur

Af de opgjorte kommuner i KL's statistik er det kun Mariagerfjord, Vesthimmerland og Tønder, der har en større andel af små fakturaer end Bornholm. Og hos kommunen kan man "desværre" ikke se et fald i hverken andelen af småindkøb eller i det samlede antal småindkøb

– Vi kan se, at knap halvdelen af småindkøbene sker på føde- og drikkevarer. En del af forklaringen kan være, at vi har mindre institutioner, men der ingen tvivl om, at vi vedvarende skal arbejde med en lidt fastlejret kultur med for mange mindre indkøb, siger Stine Hansen.