4.000 sager i bunken: Politisk udvalg vil styrke Byg med kort varsel – 'en meget alarmerende situation'

Bunken af byggesager vil tage næsten fem år at arbejde sig igennem med den nuværende bemanding. Denne oplysning fik onsdag natur-, miljø- og planudvalget til at reagere og sætte gang i et arbejde, der hurtigst muligt skal kanalisere flere penge over til byggesagsbehandling.

Byggesagsbehandlingen var til politisk debat onsdag, og det var nogle opsigtsvækkende tal, der blev præsenteret for medlemmerne af natur-, miljø- og planudvalget. I 2021 modtog Byg cirka 1.900 nye sager, men i årets løb lykkedes det kun medarbejderne at afslutte 975. Antallet af ansøgninger er vokset med 98 procent siden 2017, i takt med at aktiviteten og byggelysten er steget i lokalsamfundet. Sagspuklen vokser år for år og rummer nu omkring 4.000 byggesager.

– Med det antal sager, der ligger i dag, vil der være nok arbejde til medarbejderne – hvis alle var raske og på arbejde – i 4,8 år, siger udvalgsformand Helle Munk Ravnborg fra Enhedslisten.

– Det er jo ikke noget, der bliver løst ved at tilføje området en kvart eller halv million. Der skal nogle helt andre penge til.

Udvalget skulle egentlig blot orienteres på onsdagens møde, men politikerne var ifølge Helle Munk Ravnborg enige om at handle og omdannede punktet til et beslutningspunkt.

Beslutningen, der blev truffet var at gå udvalgets budgetter efter for at finde et beløb, der hurtigst muligt kan kanaliseres over i Byg.

– Det er virkelig svært at prioritere. Vi vil måske kunne finde en halv eller hel million til at hive ekstra arme ind, siger Helle Munk Ravnborg.

Hun fortæller, at udvalget også er indstillet på at forberede et forslag, der skal indgå i budgetforhandlingerne for 2023 til efteråret. Desuden blev det besluttet at undersøge mulighederne for at samarbejde med Business Center Bornholm for at effektivisere byggesagsbehandlingen. 

For Helle Munk Ravnborg er der ingen tvivl om, at hurtig handling er påkrævet.

– Det er en meget alarmerende situation. Det synes jeg af hensyn til byggesagsbehandlingen, men i meget høj grad også af hensyn til de medarbejdere, der skal løfte byggesagsbehandlingen. Det var der enighed om rundt omkring bordet, siger Helle Munk Ravnborg, der som nyvalgt undrer sig over, hvordan problemerne og bunkerne af sager har vokset sig så store.

– Nogle vil sige, at vi har kendt til det i årevis, men til det vil jeg sige, at det er mærkeligt, at vi ikke har handlet mere resolut. Jeg kan se af budgetterne, at man prøvede at give en lille indsprøjtning sidste år, og jeg er sikker på, at det skete med masser af gode intentioner. Men hvis man har været bevidst om, at omfanget af problemet var så stort, som det viser sig at være, er det næsten at gøre medarbejderne og byggesagsbehandlingen en bjørnetjeneste, siger Helle Munk Ravnborg.

Schow: Byg bør flyttes

Søren Schow fra Venstre er enig i, at situationen er meget alvorlig. Han mener ligesom Helle Munk Ravnborg og direktør Lillian Rasch Madsen, der præsenterede sine forandringsforslag for Byg i Tidende torsdag, at byggesagsbehandlerne skal blive bedre til at gå i dialog med erhvervslivet. Søren Schow er blandt andet rystet over, at 94 procent af sagerne, der sendes til Byg, ikke er fuldt oplyste, og det tager han som et tegn på dårlig kommunikation. Et andet tal, der vækker opsigt hos Venstre-gruppeformanden antallet af færdigbehandlede byggesager, der mangler at komme det sidste administrative trin.

– Vi fik at vide i går, at der ligger 500 sager, som er behandlet, men hvor der mangler ibrugtagningstilladelse. Det burde få alle vores direktører op af stolene, siger Søren Schow.

Han mener ikke, at flere penge til Byg vil være tilstrækkeligt til at løse problemet. Afdelingen bør flytte tættere på kommunens ledelse, vurderer Venstre, som derfor er kede af, at det tyder på, at samlingen af administrationen bliver opgivet.

– Det er lidt hårdt at sige, men det har ikke fungeret de seneste 20 år. Alle de ændringer, vi har spurgt til i de 20 år, har ikke haft den effekt, vi gerne vil have. Det spiller ikke sammen med den øvrige del af kommunen, fordi det ligger isoleret. Det skal tættere på vores centrale administration og borgmester, siger Søren Schow, der beskriver den fysiske afstand som særdeles centralt.

– Det er hovedproblemet. Der skal en kulturændring til for at få noget til at fungere anderledes deroppe. Der kommer ikke nogen kulturændring, hvis man bliver ved med at sidde bag låste døre og lukkede telefoner.

Søren Schow mener, at der skal tages anderledes midler i brug. Venstres forslag, som også blev fremsat under valgkampen, går ud på at nedsætte et hurtigt arbejdende særudvalg (et §17 stk. 4-udvalg), som inden for 100 dage skal sætte sig sammen og finde de bedste løsninger. I udvalget skal der være ud over repræsentanter fra kommunen og politisk side være deltagelse af borgere og virksomheder.

– Så er det ikke bare noget, som kommer fra vores egen organisation, siger Søren Schow.

Helle Munk Ravnborg er ikke tilhænger af at nedsætte sådan et udvalg. Hun har selv været udpeget som borgerrepræsentant i et tilsvarende udvalg, der frem til årsskiftet arbejdede med klima og bæredygtighed, og som af kommunalbestyrelsen havde fået ansvaret for at lave strategier for energi og grøn mobilitet. Den opgave var mere kompleks at løse end problemerne i Byg, mener hun.

– Omfanget af problemeter kendt – og løsningerne er også kendte. Der skal flere byggesagsbehandlere til. Og om de sidder i Rønne eller Tejn, tror jeg, er underordnet, siger Helle Munk Ravnborg.

Dyster status fra Byg

Politikerne i natur-, miljø- og planudvalget fik onsdag denne status over sagspuklen i afdelingen Byg, der behandler byggesager:

"Af egentlige byggesager modtog Byg i 2021 ca. 1.900 antal sager, hvoraf Byg afsluttede 320 sager med servicemål. I alt afsluttedes i 2021 975 sager, hvoraf der er indkommet færdigmeldinger på 530 sager.

Derudover modtog Byg 5.468 sager af administrativ karakter (BBR, Udstykning, Avancebeskatning etc.) i 2021, hvilket er en stigning på 16 procent i forhold til året før. Det betyder, at hver byggesagsbehandler alene i 2021 haft 173 sager i sin portefølje og afgjorde knap 89 sager. På landsplan vurderer man, at en byggesagsbehandler har ca. 70-80 sager i sin portefølje pr. år, for at sagsbehandlingsflowet forløber optimalt.

Hver byggesagshandler har derfor i gennemsnit i 2021 haft 76 procent flere sager i porteføljen og afgjorde ca. 1,2 gange flere sager end anbefalet. Det har ikke været muligt at effektivisere yderligere, hvorved Byg reelt kun har haft mulighed for at sagsbehandle 52% af de indkomne sager i 2021. Dertil mangler endvidere opfølgning på 445 sager, hvor endelig færdigmelding mangler.

Pt. er der en sagsbunke på ca. 4.000 ubehandlede sager og sager under behandling fra de sidste år, så hver medarbejders reelle sagsportefølje er derfor ca. 363 sager. Det svarer konkret til 4,8 års arbejde med fuldt personale, Byg pt. er bagud.

Grundet sygemeldinger er sagsmængden hos den enkelte byggesagsbehandler reelt større. Byg er personalemæssigt i øjeblikket reduceret med 46 % af byggesagsbehandlere, hvorfor sagerne er fordelt til de resterende. Hver sagsbehandler har derfor i gennemsnit 530 sager i porteføljen, hvilket svarer til 7 års arbejde fuldtidsarbejde samlet".

Kilde: Bornholms Regionskommune