Fugato: Bofa hjalp HCS til at vinde affaldsopgaven

Efter den endelige frist for at byde på affaldsindsamlingen var løbet ud, fandt Bofa ikke, at transportfirmaet HCS opfyldte udbuddets krav. Men i stedet for at lægge HCS' bud til side kontaktede Bofa HCS, der dernæst ændrede sit bud på flere punkter. Det er ulovligt og bør føre til, at kontrakten annulleres, siger Fugato i klagesag, der også anfægter Bofas vurdering af HCS' bud. Bofa fastholder, at alt er foregået efter reglerne.

Hvis transportfirmaet HCS alligevel ikke skal samle det bornholmske affald ind fra senere på året, kan kun én ting nu sørge for det. Det er den klagesag, som bornholmske Fugato sidste sommer rejste ved Klagenævnet for Udbud.

Fugato indbragte sin klage den 10. maj sidste år og supplerede 4. juni sin første klage med flere klagepunkter. Indtil nu har det konkrete indhold af Fugatos klage ikke været offentligt kendt. Men klagen er vidtrækkende, for Fugato anklager Bofa for at have hjulpet HCS til at vinde affaldsudbuddet på en måde, der er i strid med udbudsloven.

På den baggrund vil Fugato have Klagenævnet for Udbud til at annullere Bofas beslutning om at tildele HCS opgaven med at samle Bornholms affald ind.

"Klagenævnet for Udbud skal annullere ordregiveren Bornholms Regionskommune, Bornholms Affaldsbehandlings beslutning som meddelt den 30. april 2021 om at tildele den udbudte kontrakt til HCS A/S Transport & Spedition", lyder den sidste af de i alt 17 påstande, som Fugato har lagt frem for klagenævnet.

Bofa ønsker ikke at kommentere Fugatos konkrete påstande så længe sagen stadig verserer ved Klagenævnet for Udbud. Bofa har også afslået at udlevere sit svarskrift i sagen til Bornholms Tidende og vil i øjeblikket udelukkende holde fast i, at alle regler blev overholdt, da affaldsudbuddet blev afgjort.

– Vi fastholder, at alt er gået til efter bogen. Vi har gennem hele processen benyttet nogle af Danmarks bedste udbudsadvokater og er derfor overbevist om, at alt er foregået helt efter reglerne, siger Jens Hjul-Nielsen, direktør for Bofa.

En klage – og en til

Der er to dele af Fugatos klage. I begge tilfælde klager Fugato over Bofas ageren som udbyder af opgaven med at samle Bornholms affald ind. Fugato har ikke indklaget HCS, der vandt udbuddet.

Først klagede Fugato i maj sidste år over Bofas konkrete bedømmelse af dele af HCS' tilbud, som Fugato finder, at Bofa vurderede til at være bedre, end det i virkeligheden er.

Da Fugato dernæst fik aktindsigt i en lang række dokumenter fra udbudssagen, skrev selskabet i juni sidste år en supplerende klage. Her beskylder det bornholmske firma Bofa for at have stillet HCS bedre end de tre andre budgivere og reelt have hjulpet HCS til at vinde udbuddet.

Det skete ifølge Fugato den 23. april sidste år, da Bofa – halvanden måned efter fristen for at aflevere endelige bud var løbet ud – i en mail til HCS påpegede, at firmaets bud på fem konkrete punkter ikke levede op til udbudskriterierne. Hjælpen fortsatte ifølge Fugato, da Bofa dernæst gav HCS lov til at rette sit tilbud til, så det kom i overensstemmelse med udbudskravene.

Ifølge udbudsloven må Bofa som ordregiver efter udløbet af den endelige budfrist gerne give en tilbudsgiver (som her HCS) mulighed for "at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen eller tilbuddet", "hvis de oplysninger eller dokumenter, som ansøgere eller tilbudsgivere har indsendt i forbindelse med en ansøgning eller tilbud, er ufuldstændige eller fejlbehæftede, eller når der mangler specifikke dokumenter".

Udbudsloven rummer dog også en grænse for, hvor langt en ordregiver må gå på et tidspunkt, hvor den endelige frist for at afgive tilbud er udløbet.

"Anmodningen må ikke føre til, at ansøgeren eller tilbudsgiveren fremsætter en ny ansøgning eller et nyt tilbud", hedder det videre i udbudslovens paragraf 2.

På den baggrund skal Klagenævnet for Udbud nu afgøre, om Bofas kontakt med HCS efter budfristens udløb er indenfor lovens rammer – eller om kontakten førte til, at HCS reelt fik adgang til at "fremsætte en ny ansøgning eller et nyt tilbud".

Bofa betænkelig ved HCS-bud

Bofa må ifølge udbudsloven godt kontakte en budgiver efter budfristens udløb, hvis det handler om at afklare tvivl om, hvordan man skal forstå budgiverens tilbud. 23. april sidste år skrev Bofa da også til HCS, at Bofas ærinde netop var at bringe tvivlsspørgsmål ud af verden.

"Vi retter denne henvendelse for at få afklaret den rette forståelse af tilbuddet på de uklare punkter", skrev økonomichef Henrik Larsen på Bofas vegne til HCS.

Samtidig handlede Bofas tvivl på bundlinjen om, hvorvidt HCS' tilbud levede op til alle de krav, som Bofa havde stillet i udbudsmaterialet.

"Bofa er ved en gennemgang af tilbuddets dokumenter blevet opmærksom på nogle angivelser, som er egnet til at rejse tvivl om, hvorvidt jeres tilbud indeholder alle de ydelser, der er efterspurgt i udbudsmaterialet", hedder det også i Bofas mail til HCS halvanden måned efter den endelige budfrist.

Bofa mindede samtidig HCS om, at HCS i sin ansøgning ikke havde taget nogen forbehold "og dermed tilkendegivet, at tilbuddet er i fuld overensstemmelse med udbudsmaterialet".

"Noget tilsvarende har I angivet afslutningsvis i tilbudsdokumentet", skrev Bofa også.

"Vi har derfor en forventning om, at I kan bekræfte, at alle (understreget, red.) ydelser er med i tilbuddet".

– Det er lidt sjovt, at Bofa beder HCS om at "bekræfte" de her ting, når HCS nu netop havde skrevet noget modsat i deres tilbud, siger Kristoffer Nothlev, direktør for Fugato.

Find fem fejl

I alt havde Bofa fundet fem dele af HCS' tilbud, der ikke levede op til de betingelser, som Bofa havde stillet til vinderen af affaldsudbuddet.

For det første ville HCS ifølge sit bud kun samle tøjaffald ind hver tolvte uge, hvor Bofa i sit udbudsmateriale havde krævet, at det skulle ske hver fjerde uge.

"Vi beder jer om at bekræfte, at dette er et fejlskrift, og at I opfylder kravet om afhentning af tekstiler fra alle husstande mindst en gang hver fjerde uge", skrev Bofa på dette punkt til HCS.

For det andet havde HCS i sit endelige bud ikke skrevet, at selskabet også ville samle pap ind. Det bad Bofa 23. april sidste år også HCS om at "bekræfte", at HCS ville gøre.

For det tredje angav Bofas udbudsmateriale, at sommerhuse skal have hentet restaffald og plastic hver uge i juni, juli og august, men HCS' bud på opgaven nævnte med Bofas ord kun, "at der foretages tømning af den delte beholder til restaffald samt plast og komposit hver anden uge, uden en udtrykkelig angivelse af, at der foretages ugetømning i juni, juli og august for sommerhusstandene".

"Vi beder jer om at bekræfte, at der er tale om en ufuldstændig angivelse, og at jeres tilbud således omfatter ugetømning af restaffald samt plast og komposit for enligt beliggende sommerhuse i juni, juli og august", skrev Bofa nu til HCS.

På samme måde havde HCS for det fjerde ikke oplyst hvor ofte selskabet ville hente restaffald i helårshusene. Her var Bofas krav, at det mindst skulle ske hver anden uge.

"I har ikke (understreget, red.) angivet en tømningsfrekvens for restaffald. Vi beder jer om at bekræfte, at jeres tilbud omfatter tømning af restaffald fra byhuse uden indkørsel, gænge eller fortov hver 14. dag på samme ugedag (eller oftere)", fik HCS derfor at vide af Bofa.

Endelig skal affaldsøerne ifølge Bofas udbudsmateriale tømmes "efter behov, dog minimum en gang hver 14. dag, i juni, juli og august måned dog minimum en gang hver 7. dag". Men:

"I har for de nedgravede affaldsøer på side 14 i tilbudsdokumentet beskrevet, at tømning af madaffald vil ske "hver tredje uge eller efter behov – dog hver uge i juni, juli og august".

"Vi beder jer om at bekræfte, at der er tale om et fejlskrift", skrev Bofa på dette punkt til HCS den 23. april sidste år.

HCS rettede ind

Tre dage senere svarede HCS på Bofas mail. HCS fortalte, at selskabet på alle fem punkter var kommet til at skrive forkert. HCS havde til hensigt at opfylde alle Bofas krav.

"Som korrekt anført har vi i såvel tilbudsliste som tilbudsbeskrivelse angivet, at vi ikke tager forbehold for elementer i udbudsmaterialet. Jeg kan derfor i det hele bekræfte, at der er tale om fejlskrift i de oplistede tilfælde", skrev HCS' sektionsdirektør for kommunalt affald Klaus Egebo Jakobsen tilbage til Bofa.

Fik HCS på den måde reelt lejlighed til at afgive et nyt bud på et tidspunkt, hvor den endelige budfrist var overskredet? Og blev HCS på den måde positivt særbehandlet i forhold til Fugato og de to andre firmaer, der også bød på opgaven?

Det er det, som Klagenævnet for Udbud nu skal afgøre. Fugato er for sin del ikke i tvivl.

Man behandler ikke de fire tilbudsgivere lige, når man forhandler med den ene byder efter budfristens udløb, men ikke med de andre tre

Kristoffer Nothlev, direktør for Fugato

– Man behandler jo ikke de fire tilbudsgivere lige, når man forhandler med den ene byder efter budfristens udløb, men ikke med de andre tre, siger Kristoffer Nothlev, direktør for Fugato.

Fugato anerkender ifølge Kristoffer Nothlev, at HCS' bud var tæt på at leve 100 procent op til de krav, som Bofa havde stillet.

– Men for os er det her også en principsag i forhold til senere udbud i Danmark. Spørgsmålet er, om det er nok at leve 98 procent op til kravene. Og så er spørgsmålet selvfølgelig også, om Bofa har overholdt udbudsloven ved reelt at give HCS lejlighed til at komme med et nyt bud efter budfristens udløb. Den mulighed mener vi, at Bofa gav HCS, siger han.

Klage næsten færdigbehandlet

Klagenævnet for Udbud oplyser, at nævnet er færdig med at hente de oplysninger ind, som man skal bruge for at kunne afgøre sagen. Hvornår nævnet er klar med en kendelse, kan man derimod ikke sige endnu.

– Jeg kan oplyse, at den forberedende fase af sagen er overstået, og at nævnet har modtaget alle relevante oplysninger for at kunne afgøre sagen. Jeg kan på nuværende tidspunkt ikke præcist oplyse, hvornår nævnet forventer at kunne afgøre sagen og afsige en kendelse, siger Thomas Faust Ruborg, områdechef i Klagenævnet for Udbud.

Fugatos klagesag mod Bofa har ligget hos nævnet et par måneder længere, end det normalt tager Klagenævnet for Udbud at afgøre en sag. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er ifølge Thomas Faust Ryborg fem måneder, hvor det nu er godt otte måneder siden Fugato indgav sin første klage – og syv en halv måned siden Fugato supplerede med flere klagepunkter.