Revisor revser Musikhuzet

Musikhuzets årsrapport for regnskabsåret 2023 indeholder flere kritiske bemærkninger. Revisor efterlyser mere styr på tingene i fremtiden.

Bornholms Revision kommer for første gang med bemærkninger til områder, som revisionen mener bør ændres i driften af Musikhuzet. Det sker i revisionsprotokollatet i den seneste årsrapport for 2023, som endnu ikke er offentliggjort, men som Tidende har fået gennem aktindsigt i Bornholms Regionskommune.

Revisor Henrik W. Thorsen fra Bornholms Revision uddyber til Tidende, at dele af formuleringerne er "skærpet" i forhold til tidligere år.

Henrik W. Thorsen har blandt andet sammenlignet Musikhuzets udgifter med fem andre regionale spillesteder i landet. I flere forhold opfordrer Bornholms Revision nu Musikhuzets ledelse og bestyrelse til, at man får kigget institutionen efter i sømmene.

'Juridisk-kritisk revision'

Hvert år udvælger Bornholms Revision to til tre forskellige forhold at udføre stikprøvekontroller på. Det sker som led i en såkaldt juridisk-kritisk revision. Tidende har til sammenligning undersøgt Musikhuzets årsrapporter fra 2019-2022, hvori Bornholms Revision kommenterer samtlige stikprøvekontroller med standardudsagn som "vores gennemgang har ikke givet anledning til bemærkninger" eller "det er vores vurdering, at Musikhuzets rapportering er retvisende."

Her adskiller årsrapporten for 2023 sig.

'Risiko for misbrug og tyveri'

I årsrapporten for 2023 har Bornholms Revision valgt at undersøge to forhold nærmere, nemlig ”Gennemførelse af køb” og ”Aktivitets- og resursestyring”.

Bornholms Revision bemærker her, at Musikhuzet de seneste år har haft "væsentlige udgifter" til småmaskiner, småt inventar, computere, fotoudstyr med mere.

Store dele af dette inventar er opmagasineret på Musikhuzets fjernlager i Nylars. Inventaret indgår imidlertid ikke i et egentligt anlægsregister over driftsmateriel. Revisionsselskabet anbefaler derfor på det kraftigste, at Musikhuzet får etableret et system, som registrerer al materiel over en given beløbsgrænse, så "der løbende kan føres kontrol med tilstedeværelsen af aktiver og reducere risikoen for misbrug og tyveri", skriver Bornholms Revision i revisionsprotokollatet fra 2023.

I forlængelse af ovenstående er forholdet "Gennemførelse af køb" genstand for nærmere undersøgelse i årsrapporten. Efter en stikprøvekontrol, hvor Bornholms Revision undersøger, om økonomien er blevet forvaltet og prioriteret efter skyldige hensyn, anbefales det, at Musikhuzet får etableret "faste retningslinjer for godkendelse af omkostningsdisponering" og herudover, at Musikhuzet formaliserer en række præcise retningslinjer for godkendelse af køb af varer.

Bornholms Revision finder det altså bemærkelsesværdigt, at Musikhuzet ikke fører tilstrækkelig kontrol med indkøb, at der ikke findes en fast procedure for indkøb, og at der samtidig ikke eksisterer en fyldestgørende inventarliste over Musikhuzets materiel.

Tidende har talt med Henrik W. Thorsen, som hvert år udarbejder Musikhuzets årsrapporter, inklusive revisionsprotokollatet.

Adspurgt om bemærkningerne i revisionsprotokollatet, siger han blandt andet:

– Den manglende kontrol øger risikoen for misbrug og tyveri, derfor er det en anbefaling fra vores side, at man får etableret de her systemer. Jeg så gerne, at der blev lavet en inventarliste. Lige nu findes der et anlægskartotek, men spørgsmålet er, hvor store investeringer der skal til, før det kommer i det kartotek. Jeg kunne godt tænke mig flere ting på den liste, siger Henrik W. Thorsen.

Revisoren bekræfter direkte, at spillestedets regnskab for 2023 giver anledning til kritik.

– Protokollatet og dets formuleringer er skærpet i 2023 i forhold til tidligere år. Det her er forhold, hvor jeg gerne vil gøre både bestyrelsen og tilskudsgiver i form af kommune og stat, opmærksom på, hvilke forbedringer jeg synes, der bør være. Det er jo bestyrelsens beslutning sammen med den daglige leder at sige 'okay, det her skal vi have mere styr på', siger Henrik W. Thorsen.

Musikhuzet bruger flere penge end andre spillesteder

Bornholms Revisions stikprøvekontrol for 2023 omfatter desuden forholdet 'Aktivitets- og resursestyring'.

Her har Henrik W. Thorsen efter at have kigget på fem lignende regionale spillesteder konstateret, at Musikhuzets "lokale- og øvrige spillestedsrelaterede omkostninger" ligger bemærkelsesværdigt højere end andre spillesteders. Thorsen oplyser i den forbindelse, at det er første gang, han har fundet anledning til at foretage en sammenligning med andre regionale spillesteder.

Henrik W. Thorsens analyse viser, at Musikhuzet i gennemsnit har afholdt 20 procent færre koncerter end lignende spillesteder, hvilket andet lige betyder, at der er flere midler til rådighed per koncert. Alligevel ser det ifølge Henrik W. Thorsen ud til, at spillestedet i Rønne koster flere penge at drive end andre spillesteder.

Afslutningsvist understreger Henrik W. Thorsen, at dette er på trods af, at Musikhuzets lønudgifter er ni procent lavere end hos de hos andre spillesteder.

– Jeg har stillet spørgsmålet, hvad koster det at drive et spillested på Bornholm sammenlignet med de andre spillesteder. Det gør jeg også for, at bestyrelsen har mulighed for at gå ind og sige 'er der mulighed for, at vi kan gøre driften mere rentabel, eller kan vi optimere nogle steder', siger Henrik W. Thorsen.

Revisoren sætter i det hele taget spørgsmålstegn ved, hvorvidt det er rimeligt, at driften af Musikhuzet i Rønne ligger væsentligt højere end øvrige spillesteder af samme størrelse.

– Jeg har sammenlignet ud fra tilskuddets størrelse. Hvor meget får man så per koncert? Her får Musikhuzet et lidt højere tilskud end andre. Så kan man sige, er det egentlig rimeligt, at de får det? Der er noget, der tyder på, at det er dyrere at drive Musikhuzet i Rønne sammenlignet med, hvad de andre spillesteder bruger på ejendomsomkostninger, lyder det fra Henrik W. Thorsen.

Han understreger, at det udelukkende er revisorens opgave at bringe iøjnefaldende forhold frem i lyset. Ansvaret for at ændre proceduren ligger udelukkende hos ledelse og bestyrelse.

– Om det er fordi man i Musikhuzet ikke bruger pengene fornuftigt, det kan man så vælge at undersøge nærmere som bestyrelse. Jeg har bare konstateret, at de bruger flere penge end andre, men samtidig har lavere lønomkostninger end lignende spillesteder, siger Henrik W. Thorsen.

Tyder det efter din mening på ineffektiv brug af økonomiske ressourcer?

– Det er i hvert fald et sted, man kan vælge at undersøge. Jeg skal jo ikke bestemme, hvordan Musikhuzet bruger sine penge, jeg kan kun sige, om der er forhold, som jeg synes, de skal kigge nærmere på, siger Henrik W. Thorsen.

Kulturkonsulent Louise Krogsriis fra Bornholms Regionskommune siger til Tidende, at man ikke er langt nok i godkendelsesprocessen af årsrapporten for 2023 til at kunne kommentere dens indhold.

Det har ikke været muligt at få en kommentar fra Musikhuzets bestyrelsesformand Mikkel Bach-Jensen.

Musikhuzet valgte i begyndelsen af juli at hjemsende den mangeårige daglige leder efter at være blevet gjort bekendt med en række forhold. Siden er flere frivillige og ansatte stået frem med historier om blandt andet dårligt arbejdsmiljø.

Årsrapporten

Vi bringer her uddrag fra Musikhuzets årsrapport 2023 med de omtalte bemærkninger fra revisoren:

Gennemførelse af køb

Som emne for den juridisk-kritiske revision er endvidere valgt ”Gennemførelse af køb”. Vores revision af regeloverholdelse på dette område er gennemført i forbindelse med revision af Musikhuzets forretningsgange og interne kontroller på købs- og likvidområdet.

Vi har i denne forbindelse foretaget stikprøvevis kontrol af køb til underliggende bilag og vurderet, om der ved afholdelse af omkostninger udvises skyldige økonomiske hensyn og sparsomhed samt om de afholdte omkostninger vurderes at ligge indenfor Musikhuzets formål. Vi har ved gennemgang haft særlig fokus på afholdelse af større omkostninger.

Vi har som anført ovenfor konstateret, at det kræver godkendelse af to i forening, at gennemføre betalinger gennem det elektroniske betalingssystem, men vi anbefaler yderligere, at der etableres faste retningslinjer for godkendelse af omkostningsdisponering.

Vi har fået oplyst, at der ved større investeringer indhentes tilbud eller foretages pristjek til flere hjemmesider. Vi anbefaler, at disse retningslinjer formaliseres og at der fastsættes en beløbsgrænse for hvornår eller indenfor hvilke omkostningskategorier, der skal indhentes flere tilbud.

Herudover vil vi som nævnt ovenfor anbefale, at der etableres et register over anlæg og driftsmateriel over en given beløbsgrænse, så der løbende kan føres kontrol med tilstedeværelsen af aktiver og reducere risikoen for misbrug og tyveri.

Herudover er Musikhuzet præget af et stort antal personer, både ansatte og frivillige har adgang til huset. Musikhuzet har i de seneste år afholdt væsentlige udgifter til diverse småmaskiner og -inventar, PC og fotoudstyr m.m. og har en række effekter opmagasineret på fjernlager. Vi vil derfor anbefale, at der etableres et anlægsregister over anlæg og driftsmateriel over en given beløbsgrænse så der løbende kan føres kontrol med tilstedeværelsen af aktiver og reducere risikoen for misbrug og tyveri.

Aktivitets- og resursestyring

Ledelsen har som bilag til regnskabet udarbejdet statistik for afholdte arrangementer, som danner grundlag for vurdering af opfyldelsen af Musikhuzets resultatmål i henhold til den foreliggende rammeaftale som regionalt spillested.

Vi har analyseret spillestedets nøgletal og sammenholdt med 5 udvalgte øvrige Regionale Spillesteder for at vurdere Musikhuzets resurseanvendelse sammenholdt med omfanget af aktiviteterne målt ud fra antal afholdte koncerter. Analysen er baseret på 2022 regnskaber.

Sammenholdt med de analyserede spillesteder er antal afholdte koncerter ca. 20 procent lavere end de øvrige spillesteder, mens gennemsnitlig antal solgte billetter pr. koncert er på niveau. Det skal dog bemærkes, at antallet af afholdte koncerter er i overensstemmelse med rammeaftalen.

De færre afholdte koncerter end gennemsnittet betyder samtidig at det statslige og kommunale tilskud pr. koncert ligger på et væsentlige højere niveau end for de øvrige spillesteder. Det højere statslige og kommunale tilskud skal dække, at den gennemsnitlige entréindtægt pr. arrangement lavere end gennemsnittet og afholdt kunsterudgifter pr. koncert og pr. solgt billet også ca. 20 procent højere end gennemsnittet.

Mens lokaleomkostninger og øvrige spillesteds relaterede omkostninger ligeledes ligger på højere niveau end gennemsnittet er lønudgifter til fastansatte ca. 9% lavere end gennemsnittet for de analyserede spillesteder.

Kilde: Musikhuzets årsrapport 2023