Næstbedst i landet: Nu bliver byggesagerne klaret i raketfart

Byggesagsbehandlingen i kommunen har i årevis været udskældt for sin langsommelighed, som har givet bygherrer grå hår i hovedet, og afdelingens medarbejdere har lagt sig syge på stribe. Nu er de vendt tilbage – og kommunen rangerer som nummer to blandt landets kommuner i produktivitet, fortæller leder af Byg Jacob Sten Jensen, som selv kalder det "en solstrålehistorie".

– Ej, hvad er dog dette? Og hvordan er jeg kommet dertil? Drømmer jeg, eller er jeg vågen?

Ordene er så nogenlunde Jeppes fra Holberg-komedien "Jeppe på Bjerget", men udviklingen i forhold til, hvordan regionskommunen behandler sine byggesager, må kunne få både bygherrer, de ansatte i Byg, politikere og andre til at recitere forundringen.

For ifølge lederen af Byg, som står for byggesagsbehandlingen, Jacob Sten Jensen, så har den sagsbehandling, som i årevis har været et udskældt smertensbarn, på rekordtid taget et tigerspring frem.

– Vi ligger 111 procent over landsgennemsnittet, hvis man ser på det i forhold til de sager, der kommer ind, kontra antallet af medarbejdere, siger Jacob Sten Jensen.

– Det betyder, at vi nu er Danmarks næstmest produktive afdeling i forhold til byggesager – i hvert fald ud fra de data, jeg kender til og kan trække fra de forskellige kommuner. Der findes ikke som sådan officielt offentliggjorte tal.

Det er dog en vigtig pointe, at det, at produktiviteten er steget markant, ikke i første omgang nødvendigvis vil afspejle sig i eksempelvis de tilfredshedsundersøgelser, DI laver blandt sine medlemmer i forhold til den kommunale service.

Vi skal ikke skrue tiden længere tilbage end til den 17. september sidste år for at se en pressemeddelelse fra DI citeret i Bornholms Tidende, hvor vurderingen af erhvervsvenligheden i regionskommunen lod meget tilbage at ønske, og specifikt på byggesagsområdet var den gået tilbage på sagsbehandlingstid og rangerede nu som Danmarks absolut dårligste kommune med en plads som nummer 93 ud af undersøgelsens 93 kommuner, når det kom til virksomhedernes oplevelse af kompetent og effektiv sagsbehandling, hvad angår med byggesager.

– Og det skriger altså til himlen, sagde Jens Koefoed, formand for DI Byggeri Bornholm, i pressemeddelelsen.

Han fortsatte:

– Langsommelig og usmidig byggesagsbehandling skader både virksomheder og borgere, og det har været et gigantisk problem i alle de år, jeg kan huske, til stor ulempe for hele det bornholmske samfund.

Dog blev hans tordentale i artiklen fulgt op af disse linjer:

"Men måske lysner det forude også på denne front, for kommunen har for nylig tilført ekstra ressourcer og lagt en fornuftig plan for at nedbringe den enorme pukkel af byggesager, der har hobet sig op".

Sprøjter ud

At produktiviteten er steget markant i Byg, kan paradoksalt nok betyde, at sagsbehandlingstiden også vil blive noteret som stigende. Paradokset skyldes, at medarbejderne i Byg, efterhånden som de arbejder sig gennem bunkerne, dykker ned og får fat i gamle sager, som først bliver registreret som færdigbehandlede, når de bliver lukket. De vil dermed komme til at tælle som sager, der har været lang tid under behandling – til forskel fra de nye sager, der kommer ind, og som med de nye takter i Byg vil blive behandlet hurtigere, forklarer Jacob Sten Jensen.

Det er altså to helt forskellige ting: Sagsbehandlingstiden og effektiviteten. Det er den sidste, der nu er markant forbedret, hvilket med tiden vil afspejle sig i sagsbehandlingstiden.

– DI's undersøgelse omhandler de erhversdrivendes opfattelse af Byg, herunder hvor lang behandlingstid, de synes, der er. Kigger man på sagsbehandligstiden i gennemsnit i BRK, så har vi på alle de sager, vi bliver målt på, og hvor vi har servicemål – de udgør cirka 17 procent af vores sagsmængde – et gennemsnit på 164 dage. I København er det sammenlignelige tal 200 dage. Men når jeg siger, vi er rykket op som nummer 2, så er det i forhold til, hvor meget vi producerer. Vi sprøjter i øjeblikket sager ud, men mange af dem har ligget i årevis. Nu har vi ressourcer til at tage hul på dem og får dem lukket – og dermed kommer vores sagsbehandlingstid alt andet lige til stige, forklarer Jacob Sten Jensen.

Og dermed flytter I jer ikke nødvendigvis umiddelbart fra bundplaceringen som nummer 93?

– Nej, ikke nødvendigvis. Vi måles på fem typer af sager, eksempelvis privat og erhvervsbyggeri. De sager udgør 17 procent af vores samlede sagsmængde og kaldes servicemålssager. Servicemålene falder i øjeblikket ret dramatisk, hvilket er negativt, men det skyldes som sagt, at vi får gravet de gamle sager frem og lukket dem, og først da bliver de opgjort.Og det er jo rent faktisk positivt, fordi det sker på baggrund af vores voldsomt stigende produktivitet.

Og man kan sige, at byggesagerne bliver klaret i raketfart nu?

– Ja, det synes jeg faktisk, de gør, siger Jacob Sten Jensen.

– Men desto flere gamle sager, vi får lukket i øjeblikket, desto værre bliver vores servicetal altså.

541 sager lukket

Ekstra kommunale bevillinger til byggesagsområdet har ifølge Jacob Sten Jensen gjort en verden til forskel:

– I budgetforliget 2021 fik vi 2,17 millioner som et engangsbeløb til konsulentydelser i 2022. Konsulenterne alene kan tilskrives en stigning i produktiviteten på 16,4 procent. Det betyder også, at de fleste af de færdigmeldinger, der lå og ventede, og som vi havde 541 af, nu er lukket, siger han.

Når man har fået en byggetilladelse og har bygget sit hus, skal man skrive en færdigmelding til Byg, hvorefter man får en ibrugtagningstilladelse.

– Først da kan du låse renten eller lånene i ejendommen. Så folk har jo ventet på at kunne gøre det, men nu er vi altså ovenpå og har fået lukket alle sager fuldstændig, siger afdelingslederen og fortæller, at også den faste stab af medarbejdere i afdelingen nu bliver løftet:

– I efteråret vedtog kommunalbestyrelsen i forbindelse med budgetforhandlingerne 2023, at byggesagsområdet skulle tilføres 1,8 millioner kroner i varige midler, og på den baggrund er vi i gang med at ansætte to byggesagsbehandlere, siger han og fortsætter:

– Men ser du på afdelingen lige nu med de ressourcer, der rent faktisk er, så er der sket en stor udvikling. Blandt andet kan jeg fortælle, at vi har løst 41 procent flere sager i 2022 kontra 2021. Og hvad angår sagsmængderne, så har vi årligt cirka 3.000 byggesager plus 6.100 administrative sager. Sammenligner jeg det med Københavns Kommune, så ligger vi kun 400 sager lavere.

Det er da voldsomt mange sager, I har, for sådan en lille kommune?

– Ja, det er nærmest vanvittigt mange. Så man kan sige, at Bornholm pt er i en voldsom udvikling, men afdelingen har altså stort set formået at følge med. Vi er pressede, og der er sager, der er bagud, men trods en stor stigning i sager, er vi lykkedes med ikke kun at holde produktiviteten, men også at forøge den voldsomt.

Opdeling i teams

Hvor mange arbejder I i afdelingen?

– Vi er 23 i afdelingen.

Og i København?

– Det svinger lidt, mellem 60 og 70.

Men I har næsten lige så mange sager?

– Ja, vi har 400 færre, men det minder om københavnsk standard lige nu.

I får jo hele tiden nye sager, hvor mange har I aktuelt liggende?

– Ja, der kommer hele tiden nye ind, og vi når formentlig cirka sammen niveau af sager som sidste år, altså cirka 3.000 sager i byg- og miljøsystemet plus de cirka 6.000 administrative sager, som kan handle om udstykninger, rettelser i Bygnings- og Boligregistret, avancebeskatninger ved salg af grunde over 1.300 kvadratmeter og lignende. Men pt har vi faktisk kun 130 sager, der ikke er fordelt.

Og det betyder?

– Sidste år lavede vi sagsbehandlingen om, så når en sag kommer ind nu, så bliver den gennemgået med det samme og tildelt en medarbejder, som går i gang med at arbejde på den. Det er en stor succes, fordi borgeren på den måde ret hurtigt får en meddelelse fra os om, hvorvidt der mangler noget, og hvad det eventuelt er – eller også går vi i gange med sagsbehandlingen eller kan eventuelt også sende den videre til andre relevante myndigheder.

– Afdelingen er nu delt op i flere teams, og det team, der tager sig af de private ansøgere, Team Småhuse efter Småhusreglementet, er fuldstændig med, ingen sager mangler at blive fordelt til sagsbehandling. Det samme gælder de sager, der ligger inden for bevaringsområderne, det vil sige blandt andet Rønne, Svaneke og Gudhjem. For de erhvervsdrivende – i Team Erhverv – er stort set alle sager fordelt, men vi mangler at fordele 130, siger Jacob Sten Jensen.

Der er sket meget i regionskommunens Byg-afdeling, siden Jacob Sten Jensen blev leder i september 2021. Arkivfoto: Jacob Jepsen

46 procent var sygemeldt – nu er alle tilbage

I Byg er arbejdstilfredsheden steget fra 1,8 og til 4,2.

I har travlt i afdelingen, og der er noget med, at I har haft mange sygemeldinger?

– Ja, vi er pressede, det er korrekt. I løbet af foråret 2021 var 46 procent af afdelingen lagt ned med sygemeldinger. Men alle er vendt tilbage, siger lederen af Byg.

Det er jo knap hver anden medarbejder?

– Ja, det var det. Det var en meget voldsom oplevelse og en voldsom periode.

Er det blevet bedre nu, efter ekstrabevillingen til konsulenter sidste år, som har hjulpet jer gennem bunkerne?

– Hvis du kigger på sygemeldingerne så ja, for alle medarbejdere er vendt tilbage. Nogle enkelte er stadig på optrapning, men altså også i gang. Alle de øvrige er tilbage på fuld tid. Og konsulenterne har helt klart hjulpet utroligt meget.

Hvis nogen havde sagt til dig for to år siden, hvordan det nu ser ud i afdelingen, ville du så have troet på det?

– Jeg tiltrådte jo først for halvandet år siden – men jeg må indrømme, at det er en vanvittig rejse, vi har været på. Jeg blev netop ansat til at formidle og foranstalte den rejse, men jeg havde ikke selv troet på, at vi har nået de her resultater så hurtigt, som det er tilfældet.

Hvad betyder det for arbejdsklimaet og stemningen på sådan en arbejdsplads, at man på den måde har succes med det, man foretager sig?

– Vi laver jo nogle målinger på arbejdstilfredsheden, og umiddelbart efter jeg tiltrådte den 1. september 2021 lå den på en skala fra 1 til 5 på 1,8. Nu ligger den på 4,2 – og jeg synes også, vi har en helt anden afdeling med en anden ånd og et andet gåpåmod. Så jeg synes faktisk, det er lidt af en solstrålehistorie, siger Jacob Sten Jensen.