Ind bag folkemødet - fire festdage og 10 måneders arbejde

Et folkemøde kræver tusindvis af arbejdstimer og et godt fællesskab. 

Længst nede i et hjørne i det store åbne kontorlokale i Folkemødesekretariatet kan Pelle Nybirks sixpence-kasket skimtes bag en computer. Han er kommunikationschef for Folkemødet og i gang med at planlægge sit 7. folkemøde.

Nu sidder han med ryggen til havudsigten i det gamle bibliotek i Allinge, hvor Foreningen Folkemødet rykkede ind for tre år siden efter en større renovering.

Det er med vilje, bedyrer han i et smil, da han spørges til placeringen af det papirfyldte skrivebord.

– Så forfalder jeg ikke til at se ud over havet, og jeg kan godt lide at have overblik i lokalet, siger Pelle Nybirk.

Netop overblik er afgørende, når man arrangerer Danmarks største demokratifestival med over 2.500 tilmeldte events og forventer mere end 60.000 gæster fordelt over fire dage.

Om få uger går det løs for folkemøde nummer 11 – som kunne have været 12, hvis ikke corona havde fået sat en stopper for afholdelsen i 2020. Selvom Folkemødet vendte tilbage i en skrabet udgave i 2021 med besværlige coronakrav, så holdt det rødderne i gang, så det var let at gå til at forberede Folkemødet 2022, forklarer Pelle Nybirk.

– Vi nærmer os kulminationen og vi har knoklet benhårdt siden august for at skabe et folkemøde i god form.

OL-disciplin i jonglering

Holdet bag årets folkemøde tæller otte fuldtidsansatte og otte projektmedarbejdere/praktikanter.

– Lige nu er vi ude i en "OL-maraton-sprint-disciplin" i jonglering, for vi jonglerer med alt. Vi har gået i et lille år og lavet planer og kastet bolde i luften. Nu er der under en måned til Folkemødet starter, og nu skal de bolde gribes, forklarer Pelle Nybirk.

– Meget skal dobbelttjekkes – er der for eksempel bestilt strøm nok? Og er IT-systemet opdateret? Er der nogle konstruktioner, scener, terrasser og trapper, som skal bygges, og hvor skal de bygges? Listen er lang, konstaterer han og peger på en kæmpe tavle, som er de 16 medarbejderes 'årshjul'. Det indeholder hovedpunkterne af Folkemødets planlægning. Men bag dem gemmer sig utallige excel-ark med en helt anden detaljegrad.

– Logistisk betyder alt. Vi gør alt for at forudse, hvad der kan komme af problemer.

På væggen hænger der en kæmpe tavle, som er husets 'årshjul'. 
 - Det er hovedpunkterne henover året, men bag dem gemmer sig utallige excel-ark med en helt anden detaljegrad, forklarer Pelle Nybirk, som også tager sig af produktionen af Folkemødet. 

En af medarbejderne har fødselsdag og bliver fejret med en hilsen af bogstaver på gulvet. Dagen igennem træder medarbejderne ubesværet hen over dagens fødselsdagshilsen.  

Den store joker hvert år

Planer holder ikke altid. Men de er nemmere at afvige fra, hvis der er en overordnet plan.

– Vi kan ikke kontrollere vejret. Vejret er altid en faktor, når man laver et udendørsarrangement.

– Jeg har været med til Folkemødet siden 2016, og der har ikke været et år med et folkemøde uden én til to dage med solskin, men der har også været et, hvor der var regn og torden.

– Vi har en backup-plan med at køre flis ud hvis det regner, og så står vores hold i gummistøvler og kravler gerne rundt i mudder og leder efter kabler.

Den 25. maj begynder opstregningen af standpladser, der i år er oppe på over 200.

– Så går nogle medarbejdere simpelthen ud med et målebånd og en sprayflaske, så vi nøjagtigt ved, hvor de skal skal placeres, og den 27. maj sættes de første telte op, fortæller Pelle Nybirk.

Til årets folkemøde vil publikum kunne opleve to nye scener. Der kommer en børne- og ungescene, hvor Sofie Linde skal være vært for børn, unge og voksne. Der vil der blive taget fat i emner, der vedrører børn og unges liv på godt og ondt. Derudover vil der komme en ny kulturscene, der bliver kaldt 'Kulturens Plads'.

Årets folkemøde afvikles i dagene fra torsdag 16. juni til søndag 19. juni.